コミュニケーションのミスを減らす方法

普段の仕事は自分ひとりで完結するものはそれほど多くなく、たいていは誰かと協力したり、クライアントや上司からの依頼など、コミュニケーションが重要なことが多いですよね。

というより、ほぼ外せないといったほうが良いかもしれません。

そんなとき、自分が持ってくるべきアウトプットがあると思うのですが、そのイメージを依頼主とどれくらい合わせられるか?は仕事を進めるうえでとても大事です。

これ、できるようで意外と難しく、同じ言葉でも発信側と受信側で定義が違っていると、必然的にアウトプットも変わってきます。

そのまま進めていくと起こるのは悲劇で、「思ってたのと違う」となり、最悪トラブルに発展したり、納期に間に合わなかったりが起こったり…

せっかく実行したことも、こうなっては仕事をしてなかったのと大差ありません。

なぜコミュニケーションミスは起きたのか

なぜそうなったのかというと、極端に言うと、この動画のようなことが起きてはいなかったか?と確認したいわけです。

この動画は、主語というか、犬の話をしている側と人間の話をしている側とで扱っているテーマが異なっています。

ですが、会話自体は何となく成立してしまう。

これはコントなので、場面としては大げさだし、「何の話してんの?w」って突っ込むのは簡単ですが、日常のコミュニケーションだと案外それができない。

言葉の定義がズレたまま話が進んでしまったり、「こういうことだよね」と合意したことでも、ゴールのイメージが案外ズレているなんてこともあります。

これで何度も後手を踏んでやり直し、となることほどむなしいことはないです。

コミュニケーションのミスを減らす方法

では、どうすればこの状況を回避できるのか。

おおきくやることは一つだと思っていて、相手とアウトプットの解像度を可能な限り上げていくことに尽きると思います。

言葉の定義をそろえる

例えば先ほどから「コミュニケーション」という言葉を使ってますが、これって何ですかね?

会話をすることでしょうか。

「チームでコミュニケーションをとって進めます」みたいな使われ方がすると思いますが、かなり解像度低いですよね。

この場合、具体的に、

・誰と
・いつ、いつまでに
・どんな話(テーマ)

をするのかが不明です。ついでにいうと、それをどういう形で報告などするのかもわからないです。

なので、5W1Hを基本としつつ、考えること、考えていることの解像度を上げたほうが進行はスムーズになります。

PDCAを早く回す

あとは、可能な限り確認を早くしていくことだと思います。

言葉の解像度を上げても、最終的なアウトプットの仕方はいろいろなやり方があるので、自分がイメージしているのはこんなこと「アウトライン」をなるべく早めに出して、相手とすり合わせると早いです。

ズレていたら、どこがどうズレているのかを早めに確認できるので、それほど多くの手戻りはないし、相手もここからどうするか?を考えやすくなります。

なので、できる限り早くアウトプットを出していくのも肝心です。

 

相手の話を聞く

そして、基本中の基本ですが、相手の話をしっかりと聞くこと。

聞いたうえで、自分に誤解がないかどうかを確認したり、相手が求めているものや、その目的は何なのかを把握すること。

一番最初の定義を把握することと似ていますが、これは姿勢の話です。

やはり、聞いてくれるという安心感を相手に与えられるかどうかで、コミュニケーションの齟齬の置き具合は変わるので。

自分が使っている言葉

ちなみに、自分が使っている言葉の意味って把握しているでしょうか?

明確に「こういう意味で使っている」というのを意識することって少ないし、定義でなくても主語や目的語は会話から省かれがちです。

こういう細かいところに意識を向けるだけでもコミュニケーションはずいぶんと円滑になるので、意識してみてください。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

カメダ ナオト

2017年前まで大企業で人事・総務、営業を経験、その後、WEBマーケティングのコンサル会社に転職。現在に至る。 会社やクライアントにコントロールされている感覚が抜けず、すべてに受け身な状態になってしまっていました。そんなときにコーチングに出会い、自分の人生を自分でコントロールし、自分株式会社の経営者として人生戦略・キャリア戦略をもつことが大事だと築き、自らを変え、コーチングによるサポートも行っています。 「会社員だから」「フリーランスだから」ではなく、自分が納得できるキャリアや人生を描くサポートをしていきます。 これからは、ビジネスマン・アスリートをコーチングでサポートしながら、学校教育にもコーチングを拡げ、変化の激しい時代を力強く進んでいくためのコンパスを子どもたちに提供してきたいと考えています。